前回のブログでは、

BtoBビジネスを軸に「営業パーソンのリソースが何に使われるのか」を大きく以下の5つに分類し、

①ビジネスチャンス（案件）を創出するための活動

②創出された案件商談を受注するための活動

③社内報告資料、会議資料作成のための活動

④会議、ミーティングなどの活動

⑤受注後の事務処理・手続きなどに対応するための活動

この中で、「ムダ」が潜みやすい以下の3つの中から、

③社内報告資料、会議資料作成のための活動

④会議、ミーティングなどの活動

⑤受注後の事務処理・手続きなどに対応するための活動

③社内報告資料、会議資料作成のための活動、の中に潜む「ムダ」に焦点を当てて、深掘りしていきました。

社内報告資料や会議資料はその掲載項目も含めて・・・、

「本来の目的が明確になっているか？」

「本当に必要なのか？」

を考えることが重要だと述べました。

引き続き「仕事した気になっている」シリーズを継続したいと思います。

今週は、④会議、ミーティングなどの活動、の中に潜む「ムダ」に焦点を当てていきたいと思います。

ちなみに・・・、

③社内報告資料、会議資料作成のための活動、のときと同様、④会議、ミーティングなどの活動、の中に「ムダ」が潜んでいるかどうかを考えるときに最も重要なのは、「この会議の目的は明確になっているか？」ということです。

さらに・・・、

会議の価値を考えるとき、仮に1時間の会議であっても10人が出席する会議であれば、「1時間×10人」の10時間に相当する価値が求められる、ということです。

もっとシビアいうと・・・、

「会議時間×参加人数×参加者の時間あたり人件費」から算出される費用に相当する価値が求められるということになります。

もし、「その価値に見合わない・・・」ということであれば、どこかに「ムダ」があるか、そもそも「不必要」ということですよね。

会議の「質」は、招集される側にあるのではなく、招集する側に依存します。

別の言い方をすると、その会議に出席するメンバーの中の最も権力を持っている人に依存する、ということです。

そして・・・、

その会議の「質」は、

①その会議の目的が明確になっているかどうか

②その目的に沿う形で進行しているかどうか

で決まります。

ちなみに・・・、

会議の目的って何だと思いますか？

例えば・・・、

・何かを伝達すること【メッセージ】

・何かを判断すること【意思決定】

・何かを指示すること【指示命令】

・何かを共有すること【情報共有】

・何かを創出すること【アイデア】

だと考える方もいらっしゃるかもしれません。

ここに「落とし穴」があります。

何かを伝えたり、何かを共有したりするのは、「目的」ではありません。

これらは「手段」です。

「目的」ではなく、「手段」なんです。

ここを履違えてはいけません。

会議の中の最高権力者の方にお願いがあります。

自分自身が取り仕切っている会議について

「何のために開催されている会議なの？」

と謙虚に振り返っていただきたいと思います。

営業マネジメントに関する会議の場合、主な目的は次の2つに絞られます。

①予算を達成するための会議

②人員育成のための会議

そして、その目的によって、

・伝達すべきこと

・判断すべきこと

・指示すべきこと

・共有すべきこと

・創出すべきこと

が変わってくる、その時間配分も変わってくる、ということですね。

そして、この時間配分は会議の価値に大きく影響します。実は、最適な時間配分ができるかどうかは、会議が始まる前の最高権力者の準備に依存するんですよね。

つまり、「事前にどこまで情報を把握しているか？」ということです。

よくありませんか？

会議が始まってから最高権力者に「この案件はどうなってるの？」と質問されて、

・どこから説明すれば良いか分からず困惑してしまう

・前回の会議で説明したところまでは覚えているだろうと判断し、前提を端折って説明したら、詳しく説明しろと言われてしまう

・その案件のやり取りだけで長時間を消費してしまい、アジェンダの半分も終えることができなくなってしまう

誰しも、一度や二度は経験しているのではないでしょうか？

自社の会議を冷静に見つめて・・・、

部下はどういう気持ちでこの会議に臨むのか？

自分は何を目的にこの会議に臨むのか？

一度、考えてみてくださいね。

そして・・・、

長時間の会議で「仕事した気」になっていないか？　

についても振り返っていただきたいと思います。 

※次回の更新は、5月30日（金）です。